Главная /
Рефераты / Организация и структура конгрессно-выставочной деятельности
Организация и структура конгрессно-выставочной деятельности
Выставочная деятельность в современных условиях осуществляется в следующих основных формах:
1. выставка;
2. ярмарка.
Выставка – регулярно проводимое мероприятие демонстрации достижений физического и интеллектуального труда с ограниченным временем проведения на определенной территории, где экспоненты представляют товары и услуги преимущественно одной или нескольких отраслей, которые реализуются преимущественно на основе выставочных образцов. В рамках выставки участники (экспоненты) с помощью выставляемых образцов (экспонатов) дают представительную картину предложения товаров и услуг.
Ярмарка - рыночное мероприятие с ограниченным временем проведения, где экспоненты представляют и реализуют характерные товары и услуги одной или нескольких отраслей.
На ярмарке, как правило, свою продукцию и услуги представляют большое количество предприятий и организаций, их основной целью является непосредственное осуществление продаж или заключение прямых торговых договоров.
Выставочная деятельность является частью индустрии делового туризма, поскольку стимулирует путешествия двух различных категорий людей:
• обслуживающих выставку, путешествующих с целью рекламы, продажи своей продукции/услуг и заведения полезных деловых контактов;
• гостей выставок, которые посещают их с разными познавательными целями, например, для ознакомления с последними достижениями в конкретной отрасли или осуществления покупки.
Организаторы выставок сегодня осознают возросшую актуальность своей деятельности для российских компаний. Проведение выставок, по сути, представляет собой иллюстрированный обзор того, что происходит в данном регионе и стране в целом, способствует становлению национального рынка той или иной отрасли.
Для участника выставки выгода может быть как материальной, так и нематериальной. Побудительные мотивы участия в выставке намного шире и сложнее, чем просто обеспечение рекламы и продажи своего продукта. Выставки служат средством убеждения клиентов и заказчиков в прогрессивном развитии компании-экспонента, ее достижениях, создания благоприятного имиджа и репутации фирмы. Участие в выставке малых предприятий может заменить создание службы маркетинга, проверить успех нового продукта или услуги без особых затрат на исследование рынка.
Обычно, принимая решение об участии в конгрессно-выставочном мероприятии, экспоненты пытаются решить несколько задач, стоящих перед компанией-участником. Определение важнейших целей выставки оказывает влияние на организационную подготовку в выставочном мероприятии в целом.
В качестве первостепенных целей участия в выставочном мероприятии можно выделить:
• ознакомление с рынком в целом, определение основных тенденций развития рынка, конкурентов и наиболее целесообразных для деятельности предприятия рыночных сегментов, увеличение сбыта;
• возможность взять на вооружение лучшие мировые достижения и технологии путем обмена опытом;
• определение предпочтений и требований основных и потенциальных потребителей;
• повышение квалификации для исследовательской работы и сбыта путем обмена опытом;
• налаживание работы с прессой, деловыми партнерами и др.
Выставки — эффективный ресурс для организации и проведения социокультурных и маркетинговых исследований, т к. они дают заинтересованным организациям обширную прикладную информацию. Каждая выставка является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка - важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.
Ценность исследований на выставках состоит в том, что они, с одной стороны:
• дают возможность получить богатый объем данных быстро дешевле, нежели в обычных условиях,
• позволяют достичь углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременны массовый сбор данных;
• поскольку многие выставки проводятся с определенной периодичностью и по конкретной тематике, они позволяют отслеживать динамику различных показателей, а число так трендов может достигать значительной величины;
Исследования на выставках позволяют определить новые тенденции в развитии рынка, выявить образовавшиеся лакуны и сосредоточить внимание на изучении тех сегментов, которые представляются самыми перспективными. Участники выставки образуют вполне конкретное сообщество и обладают огромным объемом самой разнообразной и надежной маркетинговой информации.
Особое место среди конгрессно-выставочных мероприятий занимают мероприятия, проводимые в научных и научно-практических целях и называемые специалистами научно-представительскими мероприятиями, также носящие название деловых встреч.
Проводятся научно-представительские мероприятия, как правило, с целью обсуждения актуальных теоретических проблем (вопросов) той или иной сферы общественной жизни или отрасли практических знаний и выработки практических рекомендаций.
При проведении научно-представительского мероприятия особое значение имеет предоставление эффективной коммуникативной площадки и наличие оборудования и условий для демонстрации определенного успешного опыта.
Формы конгрессно-выставочной деятельности. В зависимости от конкретных целей, внутренней структуры, числа участников и ряда других признаков выделяются следующие формы научно-представительских мероприятий:
Дискуссия – форма конгрессного мероприятия, подразумевающая обсуждение проблем, касающихся каждого из участников. Обычно в ходе дискуссии выявляются две противоположные точки зрения. Их формулируют два эксперта, ведущие между собой спор, а остальные присутствующие высказывают свою точку зрения, поддерживая ту или иную сторону;
Конгресс – форма мероприятия, как правило, международного характера, встреча делегатов, обычно принадлежащих определенной сфере человеческой деятельности или вовлеченных в специальное исследование в определенной области, для обсуждения разных вопросов. Среднестатистический конгресс – это ежегодное мероприятие с количеством участников порядка 700-800 человек, проводимое на территории конгрессного центра или гостиницы, длящееся в среднем 3-4 дня. Цель конгресса - обсуждение вопросов межотраслевого характера, развития нескольких регионов или стран, объединяющее значительное количество участников из различных регионов и стран.
Конференция – крупное (чаще всего отраслевое) конгрессное мероприятие, имеющее целью обсудить насущные проблемы развития отрасли в региональном или федеральном аспектах, определить перспективы и пути ее совершенствования. Конференция подразумевает формальный обмен мнениями на встрече или собрание для обсуждения общих для всех участников вопросов.
Коллоквиум – научное специализированное собрание, на котором обсуждаются доклады на определённую тему по узкой тематике конкретного научного направления.
Круглый стол - форма конгрессного мероприятия, когда его участники, чаще всего работающие в одной отрасли или сфере деятельности, обсуждают конкретные вопросы специфического профессионального характера.
Презентация – официальное представление вновь созданного предприятия, фирмы, проекта, продукции, товара, услуги кругу приглашенных лиц.
Саммит – та же конференция с участием высоких должностных лиц, вплоть до руководителей государств.
Съезд – встреча участников, имеющих общие цели, в частности, собрание делегатов политических партий с целью формирования политики и выборов в руководящие органы.
Симпозиум – мероприятие, сопровождающееся беседами в непринужденной обстановке, или формальная встреча, когда специалисты делают короткие сообщения на определенную тему или несколько тем, связанных друг с другом.
Семинар – форма конгрессного мероприятия обучающего характера, когда участники получают информацию по характеру своей деятельности в целях повышения профессионального уровня и уровня компетентности, изучения новых технологий, приемов и прочих элементов работы.
Форум – крупное комплексное конгрессное мероприятие, которое может включать в себя целый ряд событий другого рода: семинары, круглые столы, конференции. Форум - мероприятие, проводимое для обозначения или решения каких-либо в достаточной степени глобальных проблем. Это понятие встречается в политических, экономических, социальных, религиозных, экологических и многих других сферах жизнедеятельности современного общества.
Workshop или рабочая группа – небольшая группа участников, иногда руководимых экспертом. В процессе совместной работы участники решают проблемы, приобретают практические навыки и знания по какому-то частному вопросу.
Конгрессные мероприятия могут иметь как коммерческие, так и некоммерческие задачи, быть немногочисленными (от нескольких человек до нескольких десятков участников) и многочисленными (сотни и тысячи участников); могут быть короткими (в течение нескольких часов) и продолжительными (несколько дней).
Такие конгрессные мероприятия как конференции и семинары в основном проводят научные и образовательные учреждения. С одной стороны, они не имеют возможности выделить большие средства на эти цели и стараются провести мероприятие с наименьшими затратами, с другой стороны, в их структуре есть специализированные подразделения, такие как научно-исследовательские, редакционно-издательские и другие отделы, которые способны решать необходимые задачи по подготовке конференции или семинара.
Классификация конгрессно-выставочной деятельности. Классификация конгрессно-выставочной деятельности может проводиться по следующим признакам:
• территориальный;
• тематический;
• характеристики участников;
• уровень значимости;
• место, способ, частота проведения;
• цели организации выставки (ярмарки, ознакомительные и т.д.);
• тип посетителей.
Организация конгрессно-выставочной деятельности. В конце XX века, когда наметилась тенденция сближения конгрессной и выставочной деятельности, возникла и получила распространение американская модель конгрессного центра. Она представляет собой специально возводимые здания, состоящие из больших залов, которые могут быть использованы под выставки и одновременно для приема участников конференций.
В последние годы международные мероприятия все чаще стали проводить в зданиях, имеющих историческое значение: в замках и нетрадиционных сооружениях. Пользуются популярностью мероприятия, проводимые на бортах судов. Часто симпозиумы и конференции проходят в теплое время на берегу морей и озер. Участники таких мероприятий могут не только работать, но и в свободное время отдыхать на пляже, купаться и загорать. Помимо организации и проведения конференций и семинаров, конгрессно-выставочная деятельность включает прием делегаций, рабочих групп, профессиональных и прочих посетителей, а также предоставление широкого спектра дополнительных услуг по питанию, размещению, организации культурной программы. В этом ключе необходимо подходить к отбору средств размещения для организации конгрессов и конференций. Первое и основное требование, предъявляемое организаторами к гостинице, - емкость номерного фонда, т. е. вместимость, достаточная для того, чтобы все собравшиеся на конгресс представители проживали в одном отеле. Это, простое на первый взгляд, условие становится непреодолимым препятствием для многих отелей. Иногда группа участников конгресса может составлять тысячу и более человек. Учитывая другие брони, а также тот факт, что деловые гости предпочитают одноместное размещение, можно сказать, что список гостиниц, соответствующих поставленным требованиям, становится предельно мал.
Субъекты конгрессно-выставочной деятельности. В подготовке и проведении выставок и конгрессов принимают участие следующие стороны (субъекты выставочной деятельности):
• организации-организаторы выставки;
• организации, обеспечивающие конгрессно-выставочную деятельность (строительные, информационные, рекламные работы и пр.);
• организации, предоставляющие выставочную площадь;
• экспоненты;
• потребители выставочного продукта (государственные, общественные, коммерческие организации, специалисты и посетители выставок).
Организаторами выставок-ярмарок выступают организации любых форм собственности. Экспонентами выставок выступают предприятия любых форм собственности как российские, так и зарубежные.
Надо признать, что использование услуг предприятий организаторов выставок и конгрессов при подготовке и проведении мероприятия не является обязательным условием, однако ни один инициатор по-настоящему серьезного мероприятия не может самостоятельно осуществить ее полную организацию. Поэтому для крупных компаний наличие постоянного партнера в сфере организации мероприятий стало необходимостью.
Центры конгрессно-выставочной деятельности. Время активизации конгрессно-выставочного туризма приходится на низкий сезон. Страны, ориентирующиеся на рекреационный туризм, имеют развитую гостиничную сеть, рассчитанную на многомиллионные потоки туристов. В период спада активности рекреационного туризма возникают большие проблемы с загрузкой гостиничной базы. Поэтому данные страны ориентируются на организацию крупномасштабных конгрессов и конференций в «низкий» сезон.
Несмотря на продолжающийся рост популярности азиатско-тихоокеанского направления, основной объем рынка конгрессного туризма приходится на Европу (80 %), где сосредоточены лучшие профессиональные кадры, имеется богатая традиция проведения этих мероприятий. Если в 30-е года XX века ежегодно проводилось 200 международных конференций, то в 90-е года число конгрессов превысило 8000 в год. Основная их часть приходится на страны Западной Европы и Северной Америки.
Первые три позиции по числу международных симпозиумов и совещаний прочно удерживают США, Франция и Великобритания. Германия, занимающая 4-е место, известна своими выставками и ярмарками. Их популярность объясняется благоприятной конъюнктурой во многих отраслях промышленности этой страны, повышенным спросом на инвестиционные товары и развитой инфраструктурой.
Крупнейшими центрами конгрессно-выставочной деятельности в Европе и Америке являются Амстердам, Барселона, Брюссель, Вашингтон, Вена, Женева, Копенгаген, Лондон, Мадрид, а также Париж и Страсбург. Кроме того, ежегодно государственные и деловые лица съезжаются в Давос (Швейцария), где проходят форумы по актуальным вопросам развития мирового хозяйства. Названные города имеют соответствующую материально-техническую базу и располагают широкими возможностями для организации досуга иностранных гостей.
Ассоциации специалистов конгрессно-выставочной деятельности. В сфере конгрессно-выставочной деятельности насчитывается сотни международных ассоциаций, объединяющих специалистов различных отраслей. В области конгрессного и выставочного бизнеса наиболее известны и имеют высокую репутацию:
ICCA - The International Meetings Association (свыше 600 членов из 68 стран). Штаб-квартира в Нидерландах.
IAPCO - International Association of Professional Congress Organizers - Международная ассоциация профессиональных организаторов конгрессов, сравнительно небольшая по численности, но славящаяся высоким профессионализмом своих членов и учебным курсом, пройти который считается делом чести у каждого профессионала в области организации конгрессов и конференций. Штаб-квартира в Бельгии.
MPI - Meeting Professional International - ассоциация, объединяющая специалистов - организаторов мероприятий различного масштаба - от небольших совещаний до крупных конгрессов, также представителей организаций-поставщиков услуг для этой сферы бизнеса: гостиниц, авиакомпаний и т.д. В отличие от других ассоциаций имеет не корпоративное, а индивидуальное членство. В настоящее время насчитывает порядка 15 тыс. членов. Ассоциация стремительно растет. Так, напрмер, Европейское отделение MPI за 10 лет существования увеличилась с 20 до 1500 членов. Штаб-квартира в США, Европейское отделение - в Бельгии.
AIPC - Международная ассоциация конгресс-центров - ее членами, которых в настоящее время насчитывается 120, являются ведущие конгресс-центры мира из 43-х стран. Штаб-квартира в Бельгии.
IACVB - International Association of Convention and Visitors Bureau - Международная ассоциация конгрессных бюро основана в 1914 г. Насчитывает 410 членов из 32 стран. Штаб-квартира в США. Обладает богатейшими базами данных на более, чем 20 тыс. международных научных, экономических и политических ассоциаций и промышленных корпораций и 15 тыс. поставщиков услуг для индустрии делового туризма.
IAEM - International Association of Exhibition Managers – Международная ассоциация организаторов выставок. Свыше 3200 членов. Штаб-квартира в США.
SITE - Society of Incentive Travel Executives. Основана в 1975 г. Имеет 23 филиала по всему миру. Активно продвигает услуги своих членов. Вслед за успешно работающим North American Corporate Advisory Council в 1998 году был основан European Corporate Advisory Council. Ежегодно проводит несколько крупных учебных семинаров для специалистов по инснтив-туризму в Северной Америке, Европе и Юго-Восточной Азии.
Актуализация выставочных и конгрессных программ. Каждая отрасль экономики специфична, и только отраслевой союз в состоянии обозначить, какая выставка будет наиболее актуальной для отрасли в отдельно взятом регионе, и какие темы деловой программы будут наиболее интересны для участников мероприятия. Отраслевые ассоциации лучше кого-либо представляют наиболее серьезные проблемы развития отрасли. Именно поэтому важно, чтобы отраслевые союзы, ассоциации и министерства участвовали в формировании и совершенствовании концепций выставок с учетом текущей экономической ситуации, вносили предложения по деловой программе выставок. Специалисты определенной отрасли экономики знают, что нужно сделать, организаторы – как это реализовать, а органы власти обладают мощным административным ресурсом, возможностью оказывать поддержку приоритетным отраслевым направлениям. При объединении усилий в выигрыше оказываются все.
Актуализация выставочных и конгрессных программ возможна при сочетании деятельности отраслевых союзов и структур, органов власти федерального и местного уровня. Тогда и выставки будут востребованы, и деловая программа будет выстроена в соответствии с веяниями времени.
В идеале необходима программа взаимодействия всех участников выставочного процесса, в рамках которой утверждался бы план выставочных мероприятий, направленных на реализацию стратегий развития отдельно взятого региона, повышение конкурентоспособности региональных предприятий на международном рынке. Только в этом случае можно будет говорить как о развитии отраслевых направлений экономики, решении проблем на макроэкономическом уровне, так и об эффективности участия конкретного товаропроизводителя в выставке.
Похожие рефераты:
